近年来，电子化、网络化、信息管理不断进步，通过档案数字化工作实现的电子档案给档案工作带来了诸多方便。但是，公文阅办、文档查询、借阅清退等工作仍然离不开纸化文档。从实际情况看，纸化文档在相当历史时期内不可取代。纸化文件在实际应用中，交接手续繁琐，漏洞百出，因为人员更迭，遗失、损毁等现象严重，档案在实体库房管理中，盘点多少形同虚设。怎样运用电子技术克服纸化文档管理工作烦琐，堵塞可能出现的漏洞，是文档管理中亟待解决的问题。
项目达到的成果
安全控制
实现了档案出入库的安全控制，解决了档案随意进出库房的问题。对于每次档案进出的合法状态，带出人员进行记录。
档案清点
解决了传统人工档案盘点不清，档案存放位置易出错的难题，实现快速自动化的盘点技术，大大节省了人力物力。
档案查找
对于放置错误的整本档案，通过RFID排架定位，确定以格为单位的最小搜索范围。
档案追溯
可对每一卷档案出入库数据进行数据挖掘与分析，并配合大屏实时显示档案追溯列表。每本档案何时出库，何时入库等情况一目了然，做到库房监控。
基本功能
采用RFID智能密集架技术来识别、追踪、实时监控和定位档案馆的架上档案，可以实现档案的顺架、查找、盘点、位置纠错等功能。
1、智能档案密集架
通过智能密集架定位到每层的档案盒进行精确盘点，找到对应档案在每层的具体某列的位置，精准定位档案。
2、安全检测通道功能
在出入口安装安全检测通道对，对通过FR601通道的档案盒上的标签，进行识别，档案盒上的RFID标签可以准确不漏的读出，然后对读出的RFID标签实时和数据库通讯，根据不同的馆藏状态来进行适当的处理。
3、高频RFID定制天线
依据密集架的层大小，材质属性，定制相应尺寸，相应抗环境干扰的天线。
高频读写器FM200E
RF工作频率：13.56MHz
读写距离：30～70Cm（取决于天线和Tag以及周边环境）
提供上位机Demo软件，Windows SDK一套，方便用户开发。
4、FM540E天线复用器
RF接口：1个50ohmSMA标准RF输入插头，供读写器使用
40个50ohmSMA标准输出插头，供扩展天线使用。
动态选择并驱动所接天线进行独立工作或成对工作；
可由主机进行配置；
读写器可以通过地址触发选择工作天线。
优越性
使用RFID技术所做的智能密集架管理系统，可强化档案管档案管理动态控管机制，系统可随时进行盘点，盘点不需花人力时间，系统会自动将所盘点的资料，做统计分析以便管理员做有效处理；可自动实现档案盒的定位和查找，管理者可在线事先查询档案的位置及借阅的状态，可通过系统来查询错置的档案，只需依系统指示，放回正确架位即可，还可以通过软件设置放置位置错误时，实时报警；可实时监控档案资料，可以及时发现非法取走档案情况。
通过检测通道管理可以进行出入库检测，同时有效的防止未经的档案流出。
